- Správce osobních údajů
- Institut klinické a experimentální medicíny, státní příspěvková organizace, zřizovací listina MZ ČR č.j. 17268-II/2012 ze dne 29. května 2012, IČO: 00023001, se sídlem Vídeňská 1958/9, 140 21 Praha 4 – Krč (dále jen „IKEM“ nebo „my“) zpracovává jako správce osobní údaje svých existujících či potenciálních dodavatelů, kteří jsou fyzickými osobami (dále je „dodavatelé“ nebo „Vy“).
- Zpracování Vašich osobních údajů probíhá v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).
- S informacemi, které o Vás shromažďujeme, zpracováváme a uchováváme, nakládáme zodpovědně. Tento dokument obsahuje informace o zpracování Vašich osobních údajů a popisuje Vaše práva.
- Proč zpracováváme Vaše osobní údaje
- Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely:
- plnění smlouvy s Vámi (dále jen „smlouva“). Právním základem prováděného zpracování je v tomto případě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR;
- dodržení naší právní povinnosti stanovené obecně závazným právním předpisem (např. povinnost IKEM uchovávat účetní a daňové doklady). Právním základem prováděného zpracování je v tomto případě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR;
- ochrana práv, oprávněných zájmů a majetku IKEM. Právním základem prováděného zpracování je v tomto případě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR;
- pokud nám k tomu udělíte souhlas, můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pro účely uvedené v takovém souhlasu. Právním základem prováděného zpracování je v tomto případě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
- Poskytnutí osobních údajů zpracovávaných za účelem plnění našich právních povinností je zákonným požadavkem. Poskytnutí osobních údajů zpracovávaných k účelu plnění smlouvy je smluvním požadavkem. Nemáte zákonem uloženou povinnost nám tyto osobní údaje poskytnout, ale bez jejich poskytnutí nemůžeme uzavřít a/nebo plnit příslušnou smlouvu.
- Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely:
- Jaké osobní údaje můžeme zpracovávat
- IKEM zpracovává osobní údaje, které nám poskytnete při jednání o uzavření smlouvy nebo kdykoliv v průběhu plnění smlouvy a dále údaje shromážděné po dobu trvání smlouvy. IKEM zpracovává následující kategorie informací o svých dodavatelích:
- Identifikační údaje;
- kontaktní údaje;
- další údaje, které nám předáte nebo které shromáždíme po dobu trvání smlouvy.
- IKEM zpracovává pouze osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.
- IKEM zpracovává osobní údaje, které nám poskytnete při jednání o uzavření smlouvy nebo kdykoliv v průběhu plnění smlouvy a dále údaje shromážděné po dobu trvání smlouvy. IKEM zpracovává následující kategorie informací o svých dodavatelích:
- Aktualizace Vašich osobních údajů
- Vynaložíme přiměřené úsilí, abychom zajistili přesnost Vašich osobních údajů. Abyste nám s tím pomohli, měli byste nám sdělovat pouze přesné, pravdivé a aktuální informace. Pokud zjistíte, že informace, které zpracováváme, jsou nepřesné, nepravdivé či neaktuální (např. v důsledku změny Vašich osobních údajů), prosím informujte nás, abychom zjednali nápravu.
- Jak dlouho uchováváme Vaše údaje
- Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. Pokud budou osobní údaje používány současně pro více různých účelů zpracování, budeme je zpracovávat, dokud neodpadne účel s delší dobou zpracování. K účelu s kratší dobou zpracování je však přestaneme používat, jakmile tato doba uplyne.
- IKEM používá následující kritéria pro stanovení doby zpracování osobních údajů dodavatelů:
- k účelu plnění smlouvy budou osobní Vaše údaje zpracovávány do zániku závazků z příslušné smlouvy uzavřené s IKEM;
- k účelu dodržení právních povinností budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušné právní povinnosti IKEM;
- k účelu ochrany práv, oprávněných zájmů a majetku IKEM budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušného chráněného zájmu IKEM. Za účelem ochrany našich práv budeme zpracovávat Vaše osobní údaje i po zániku závazku z uzavřené smlouvy, a to konkrétně do konce 5. kalendářního roku po takovém zániku závazku. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jiného řízení, ve kterém budou řešeny naše práva či povinnosti vůči Vám, však zpracování neskončí před ukončením takového řízení;
- osobní údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu budeme zpracovávat do doby, než udělený souhlas odvoláte (nestanovíme-li při získávání Vašeho souhlasu kratší dobu zpracování).
- Komu předáváme Vaše osobní údaje
- Vaše osobní údaje budou předávány příslušným orgánům veřejné moci podle obecně závazných právních předpisů.
- Je-li to nezbytné pro ochranu práv, oprávněných zájmů a majetku IKEM, můžeme Vaše osobní údaje předat např. soudním nebo správním orgánům, soudním exekutorům apod.
- IKEM je dále oprávněn předat Vaše osobní údaje svým zpracovatelům, se kterými uzavřel písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů (např. účetní, daňoví či právní poradci, poskytovatelé IT systémů). Na žádost Vám poskytneme aktuální seznam zpracovatelů, kteří pro IKEM zpracovávají Vaše osobní údaje.
- Vaše osobní údaje budeme vždy předávat pouze v nezbytném rozsahu tak, aby bylo maximálně chráněno Vaše právo na ochranu osobních údajů a Vaše soukromí.
- Předávání osobních údajů do třetích zemí
- V obecné rovině platí, že Vaše osobní údaje nepředáváme mimo území Evropského hospodářského prostoru (EHP).
- Pokud však některý z příjemců Vašich osobních údajů (viz čl. 6 výše) zpracovává osobní údaje v zemi mimo EHP, můžeme Vaše osobní údaje předávat i do takové třetí země. V takovém případě nicméně zajistíme, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány za dodržení příslušných záruk (např. uzavřením standardních smluvních doložek s příjemcem osobních údajů).
- Jaká jsou Vaše práva
- V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte níže uvedená práva. Na výkon těchto práv se nicméně vztahují určité výjimky, a proto je nebude možné uplatnit ve všech situacích. V případě, že uplatníte Vaše práva a Vaše žádost bude shledána oprávněnou, přijmeme požadovaná opatření bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení Vaší žádosti (v důvodných případech lze tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce).
- Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo na přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme. - Právo na opravu
Můžete nás požádat o opravu nepřesných osobních údajů. - Právo na výmaz
Můžete nás požádat o výmaz zpracovávaných osobních údajů; a to za podmínek uvedených v článku 17 GDPR. Upozorňujeme, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme za účelem plnění našich právních povinností, vymazat nesmíme. - Právo odvolat souhlas
Pokud je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, můžete takový souhlas kdykoli odvolat a zabránit tak dalšímu zpracování pro účel uvedený v daném souhlasu. Odvoláním souhlasu nicméně není dotčena zákonnost zpracování v období před jeho odvoláním. - Právo vznést námitku
Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněných zájmů IKEM, máte právo vznést námitku proti takovému zpracování. - Právo na omezení zpracování
V určitých případech můžete požadovat, abychom omezili prováděné zpracování (např. do doby vyřešení Vašich námitek). - Právo na přenositelnost údajů
Můžete nás požádat, abychom Vám či třetí osobě předali osobní údaje, které o Vás zpracováváme na základě smlouvy či Vašeho souhlasu v elektronické podobě. - Právo podat žádost o zjednání nápravy a právo vznést stížnost
Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy, obraťte se prosím na nás a my neprodleně zjednáme nápravu. Stížnost ohledně prováděného zpracování nicméně můžete podat též přímo u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
- V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte níže uvedená práva. Na výkon těchto práv se nicméně vztahují určité výjimky, a proto je nebude možné uplatnit ve všech situacích. V případě, že uplatníte Vaše práva a Vaše žádost bude shledána oprávněnou, přijmeme požadovaná opatření bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení Vaší žádosti (v důvodných případech lze tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce).
- Váš kontakt pro jakékoliv dotazy
- Se svými dotazy ohledně zpracování a ochrany Vašich osobních údajů se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů, který u IKEM působí (dále jen „DPO“). Našeho DPO můžete kontaktovat prostřednictvím emailu gdpr@ikem.cz či telefonicky na čísle +420 23 605 5091.